La Inteligencia Artificial (IA) revoluciona los procesos de Gestión Documental

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Descubre cómo DF-GPT optimiza la gestión documental, ofreciendo extracción inteligente, chat interactivo y análisis de datos automatizados.

La gestión de procesos y tratamiento de datos es, en nuestros días, un elemento básico dentro del desarrollo de procesos empresariales y, concretamente, en el área de gestión documental. Es por ello que, en el diseño de sistemas de procesamiento y automatización, la Inteligencia Artificial (IA) evoluciona día a día y adquiere cada vez mayor relevancia a la hora de facilitar a los negocios herramientas de eficiencia y optimización en este tipo de tareas.

Hoy te traemos uno de los avances más novedosos y significativos que están ya a tu disposición para optimizar y automatizar el procesamiento de tus documentos, facilitándote la toma de decisiones empresariales, a través de nuestra herramienta estrella en los procesos de gestión documental: DF-SERVER. 

DF-GPT, la nueva IA de DF-SERVER

El nuevo módulo de inteligencia artificial puesto en marcha por DF-Server se presenta como una solución revolucionaria para reducir drásticamente los tiempos de gestión documental.

Su capacidad para extraer prácticamente el 100% de las líneas de detalle localizadas en cualquiera de los documentos de trabajo del negocio (estén en PDF, xls, txt, rtf, doc…) ofrece a los usuarios soluciones de:

  • Extracción ADI (Análisis de Datos Inteligente) mediante lenguaje natural (NPL)
  • Plantillas de extracción de datos de documentos mediante IA capaz de aprender la forma de proceder de tu negocio, para extraer datos de tus facturas, albaranes, elementos identificativos…
  • Chat interactivo para trabajar sobre uno o varios documentos de manera ágil y sencilla
  • Resúmenes detallados y eficientes de tu documentación, incluyendo contextos, énfasis y elementos destacados
  • Índices que se configuran de forma inteligente a través de lenguaje natural
  • Generación de tablas con estadísticas, puntos clave y mucho más, a partir de la documentación ingestada en tu sistema

Un océano de posibilidades para la Gestión Documental

Con todo ello, la innovadora tecnología basada en inteligencia artificial y machine learning, aplicada a los distintos procesos de gestión de datos en base a archivos y documentos, aporta ventajas inigualables para cualquier negocio:

  1. Optimización del tiempo: Reduce significativamente el tiempo dedicado a tareas rutinarias que involucran grandes volúmenes de documentos.
  2. Minimización de errores: Alcanza una lectura casi perfecta del 100% del documento, minimizando los errores humanos en el procesamiento de datos.
  3. Reducción de costes: Disminuye la necesidad de trabajo manual intensivo, lo que se traduce en ahorro de costos operativos.
  4. Generación de informes y análisis: Proporciona análisis de datos detallados y genera informes que ofrecen información valiosa para la toma de decisiones estratégicas.

1.- Tecnología NPL para extraer datos en base a análisis inteligentes

Uno de los avances más significativos que nos trae el nuevo DF-GPT es su capacidad para extraer contenido de tus documentos. A través de procesos automatizados basados en la IA,  el sistema es capaz de comprender de manera orgánica las necesidades analíticas de cualquier proceso documental que el usuario solicite, para devolver la información relevante para cada caso.

Hablamos de lo que se conoce como Procesamiento de Lenguaje Natural (NPL). Una tecnología de machine learning, que otorga al sistema la capacidad para entender, interpretar y procesar el lenguaje humano, procedente de distintas fuentes y con distintos formatos. La aplicación es capaz así de localizar la intención del interlocutor, su objetivo, y devolver en tiempo real aquellos datos que necesita.

De este modo, la inteligencia del software logra comprender y estructurar la información que el usuario busca en cada momento, extrayendo y analizando pormenorizadamente los archivos necesarios para ello, a partir de distintas fuentes, desde documentos en PDF a imágenes, además de correos electrónicos, formularios, archivos de audio, etc.

2.- Plantillas de extracción de datos mediante IA

La potente herramienta IA de DF-SERVER es también capaz de diseñar plantillas de extracción que permiten estructurar los datos de múltiples fuentes, con el fin de generar accesos sencillos a los mismos para su reutilización en diversos procesos, tanto analíticos como de ejecución.

El sistema es capaz de aprender y adaptarse para trabajar con todo tipo de documentos, desde facturas y presupuestos, a albaranes, órdenes de compra y/o campos concretos de los archivos de clientes y proveedores. A partir de ellos, devuelve los datos de forma ordenada y jerarquizada, en patrones de consulta estandarizados, precisos y de acceso rápido, maximizando la eficiencia del proceso y minimizando los posibles errores humanos en el procesamiento de datos.

Una de las aplicaciones prácticas más interesantes de esta nueva IA de DF-SERVER es su capacidad para localizar y extraer datos de facturas y albaranes, permitiendo a las empresas extraer casi el 100% de las líneas de detalle de estos documentos en segundos, mejorando significativamente los tiempos de trabajo y reduciendo la carga laboral manual.

3.- Chat IA interactivo basado en documentos

Además, el nuevo sistema es capaz de trabajar de forma interactiva, tanto con el usuario como con los clientes del mismo, para devolver respuestas y soluciones rápidas a planteamientos complejos.

Tomando como base la documentación específica que sea necesaria, según la parametrización que exija cada negocio, el sistema ofrece respuestas rigurosas y contextualizadas en tiempo récord, con una precisión máxima y una accesibilidad incomparable.

En la interacción con la IA, cualquier miembro del equipo podrá resolver dudas, recibir detalles, estadísticas, informes y, en definitiva, soluciones completas y concretas ante cualquier tipo de necesidad que requiera del análisis exhaustivo de uno o varios documentos. Estos archivos pueden estar almacenados en diversos formatos y su paso por la IA elimina la necesidad de realizar tediosas tareas que, de otro modo, requerirían de un importante volumen de tiempo.

4.- Resúmenes, índices tablas, estadísticas y datos clave en segundos

Con todo ello, el innovador módulo inteligente de DF-SERVER será capaz de generar resúmenes de documentos, contextualizados y con énfasis específicos en función de las necesidades del usuario, aportando una visión ágil y clara de los contenidos que facilitará la toma de decisiones informadas y oportunas.

Del mismo modo, contar con índices estructurados y jerarquizados, a partir de grandes volúmenes de datos será más fácil y rápido que nunca, adaptándolos a las necesidades específicas de cada momento y eliminando la necesidad de contar con conocimientos técnicos avanzados para su desarrollo.

Finalmente, transformar a golpe de clic los datos registrados en los sistemas de la empresa en informes sólidos, con tablas comparativas, estadísticas, resúmenes de datos clave, resultados para diversos KPIs, líneas de tiempo o gráficas de información, aportará unos niveles de eficiencia operativa y optimización en los procesos nunca vista antes.

En definitiva, el nuevo DF-GPT trae consigo una completa revolución en la transformación digital de la gestión documental. La revolución que todo negocio necesita para alinearse con las exigencias de un mundo cada vez más globalizado y marcado por la automatización de procesos, con herramientas avanzadas para la extracción y análisis de datos, reduciendo errores y optimizando recursos.

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