La digitalización de documentos es un proceso que requiere herramientas y técnicas adecuadas para garantizar la eficiencia y la calidad de los procesos.
Herramientas de digitalización
Escáneres de Alta Calidad:
Los escáneres de alta resolución son el primer paso esencial para iniciar el proceso de digitalización de tu empresa, ya que no solo es necesario escanear los archivos físicos, sino que es esencial capturar imágenes claras y precisas de tus documentos.
La elección del escáner correcto depende del volumen de documentos y la frecuencia de uso. Aspectos en los que nuestros equipos comerciales son verdaderos expertos y pueden asesorarte en su próxima visita a tu negocio.
Los escáneres de alimentación automática son ideales para grandes volúmenes, mientras que los escáneres planos pueden ser más adecuados para documentos delicados o individuales.
Técnicas para una Digitalización
Antes de comenzar el proceso de digitalización de tu negocio, es crucial planificar y priorizar los documentos a digitalizar según su importancia y frecuencia de uso.
Establecer una estrategia clara y definir qué documentos son esenciales para digitalizar puede ahorrar tiempo y recursos. Además, es importante considerar las necesidades a largo plazo de la organización al planificar el proceso de digitalización.
En este proceso es vital, también, asegurarnos de que los documentos se encuentran en buen estado y libres de elementos que puedan dificultar su escaneo. Esto incluye retirar clips, grapas y otros objetos metálicos, así como reparar cualquier daño físico a los documentos. La preparación adecuada de los documentos garantiza un proceso de escaneo más suave y reduce el riesgo de daños al equipo de escaneo.
Una vez tomadas en cuentas estas medidas, hay técnicas que pueden contribuir a la maximización de la eficiencia de recursos y tiempo en el proceso de transición hacia una gestión documental digital.
Escaneo en Lotes
Escanear documentos en lotes grandes puede ahorrar tiempo y recursos. Utilizar funciones de escaneo en lotes permite procesar múltiples documentos de manera continua, reduciendo el tiempo de inactividad entre cada escaneo individual.
Esta técnica en la que somos expertos, es especialmente útil para organizaciones con grandes volúmenes de documentos.
Indexación automática
Asimismo, utilizar la tecnología de indexación automática disponible en DF-SERVER proporciona numerosos beneficios.
Esta herramienta reduce significativamente el tiempo necesario para etiquetar y organizar documentos digitalizados, asegura precisión y consistencia en la nomenclatura, y mejora la búsqueda y recuperación de documentos.
Además, facilita la estandarización de procesos y la integración con otros sistemas de la empresa, mejorando la eficiencia operativa y la seguridad de la información.
DF-SERVER: El corazón de la Gestión Documental
La digitalización de documentos requiere las herramientas y técnicas adecuadas para maximizar su eficiencia y efectividad.
A la hora de almacenar, clasificar y optimizar el manejo de todos los documentos digitales, escaneados o directamente creados online, no solo es vital contar con un buen servidor de almacenaje, sino además, con potentes softwares capaces de facilitar la organización, almacenamiento y acceso a los documentos digitalizados.
Por ello, en Copicanarias apostamos al 100% por la herramienta DF-SERVER, el corazón de nuestra tecnología.
Se trata de una solución integral para la digitalización de documentos con capacidades avanzadas de escaneo, OCR e indexación, que permite a las organizaciones gestionar sus documentos de manera eficiente y segura.
DF-SERVER es un software capaz, no solo de almacenar y clasificar la documentación de tu negocio, sino que también ofrece funcionalidades avanzadas como la búsqueda de texto completo, la gestión de versiones o el control de acceso, mejorando significativamente la eficiencia y seguridad de la gestión documental.
Tecnología OCR
Esta herramienta, además, incorpora la tecnología OCR, que permite, entre otras muchas funcionalidades, convertir documentos escaneados en texto editable, mejorando la búsqueda y edición de la información. Se trata de un procesamiento que requiere la máxima precisión y que resulta especialmente útil para la edición de documentos digitalizados.
Además, el OCR mejora la accesibilidad de los documentos digitalizados, permitiendo a los usuarios encontrar información específica rápidamente.
Si aún tienes los cajones del despacho llenos de carpetas con documentación en papel sin pasarla a archivos digitales y no sabes por dónde empezar, no lo dudes: contáctanos y nuestro equipo creará un plan de digitalización para ti y te acompañaremos en todo el proceso.
