La digitalización de documentos se ha convertido en una necesidad para las empresas modernas. Este proceso no solo ahorra espacio y recursos, sino que también mejora la eficiencia y la seguridad en la gestión de la información. En este artículo, exploramos qué es la digitalización de documentos, sus beneficios y los procesos básicos involucrados.
¿Qué es la Digitalización de Documentos?
La R.A.E. describe el verbo «digitalizar» como «registrar datos en forma digital». ¿Pero cómo registras esos datos si únicamente los tienes de forma física?
El proceso de convertir documentos físicos en formato digital es hoy una de las bases no solo de las estrategias de sostenibilidad global, sino también de la optimización de la eficiencia empresarial.
El primer paso para su puesta en marcha es el proceso de escaneando los documentos existentes únicamente en versión física para, a continuación, almacenarlos en sistemas electrónicos, lo que permite un acceso rápido y seguro a la información.
El proceso de instalación, aprendizaje e implementación de sistemas que permitan a tu empresa trabajar directamente de forma digital en, al menos, gran parte de su gestión documental, es la segunda y necesaria fase del cambio.
Beneficios de la Digitalización
- Ahorro de Espacio: Eliminar la necesidad de almacenamiento físico reduce significativamente el espacio requerido para archivar documentos.
- Accesibilidad: Los documentos digitalizados pueden ser accedidos de forma rápida y sencilla desde cualquier lugar, mejorando la productividad.
- Seguridad: La digitalización permite implementar medidas de seguridad avanzadas para proteger la información, como el control de acceso y las copias de seguridad automáticas.
- Eficiencia Operativa: Trabajar la gestión documental de un modo automatizado y digital reduce el tiempo y los recursos necesarios para buscar, compartir y gestionar documentos.
Procesos Básicos
- Selección de Documentos: Identificar y priorizar los documentos que serán digitalizados.
- Preparación de Documentos: Retirar clips, grapas y cualquier otro elemento que pueda interferir con el proceso de escaneo.
- Escaneo: Utilizar escáneres de alta calidad para capturar imágenes digitales de los documentos.
- Indexación: Asignar etiquetas y metadatos a los documentos digitalizados para facilitar su búsqueda y recuperación.
- Almacenamiento: Guardar los documentos digitalizados en un sistema de gestión documental que permita su acceso y administración de manera segura y eficiente.
La digitalización ofrece numerosos beneficios para las organizaciones de todos los tamaños. No solo optimiza el espacio y los recursos, sino que también mejora la accesibilidad y seguridad de la información.
En el próximo artículo, profundizaremos en las herramientas y técnicas para una digitalización eficiente.
