El próximo viernes, 27 de septiembre celebramos el Día Mundial del Turismo. Una conmemoración que, especialmente en Canarias, nos recuerda la importancia fundamental que el sector turístico y hostelero tiene en nuestra economía y en nuestro día a día. Por eso, desde Grupo Copicanaria, esta semana queremos prestar atención a los desafíos que, en plena era de la la inteligencia artificial y la automatización de procesos, enfrenta el sector turístico y hotelero en su camino hacia la digitalización.
La transformación digital ha cobrado un papel protagonista en nuestros tiempos y, aunque los beneficios son evidentes, la implementación de nuevas tecnologías para un sector que nunca para, como es el sector turístico, conlleva importantes retos que son necesarios reconocer y atender para lograr un resultado efectivo y eficiente para el negocio.
Desde el alto volumen de documentación que tienen que manejar los negocios de hostelería y turismo, hasta la necesaria descentralización de procesos, la automatización documental surge como una solución clave para optimizar la gestión en los hoteles, aparthoteles, alojamientos turísticos, agencias de viajes, negocios de alquiler de vehículos o actividades turísticas, entre otros muchos. Pero la aplicación de estas tecnologías no está exenta de desafíos.
Desafíos de la digitalización en el Sector Turismo
El día a día de un hotel, aparthotel, casa rural, agencia de viajes o agencia de alquileres, entre otros negocios turísticos, genera una gran cantidad de documentos procedentes de diversas áreas como administración, compras, ventas o recursos humanos, entre otros muchos departamentos. Estos flujos de información, si no se gestionan adecuadamente, pueden crear cuellos de botella que afectan la eficiencia operativa y la experiencia del cliente.
1. Alto volumen de Documentación y Descentralización
Uno de los grandes retos para cualquier negocio de hostelería y turismo a la hora de digitalizar sus procesos es lidiar con la acumulación de documentos que requieren procesamiento y archivado diario. Facturas, registros de clientes, contratos, albaranes, órdenes de trabajo y mucho más entra a diario por múltiples puntos de acceso, desde correos electrónicos, o entregas físicas a infinidad de plataformas online.
Esta dispersión de la información puede generar desorganización, pérdida de tiempo en la búsqueda y recuperación de documentos y, consecuentemente, una importante tara en la eficiencia operativa que un negocio de estas características requiere.
Nuestra Solución
La implementación de un sistema de gestión documental, como DF-SERVER, centraliza toda la documentación en una única plataforma digital. Esto permite automatizar procesos, facilitar la búsqueda de archivos y optimizar la productividad, ofreciendo acceso rápido y seguro a los documentos desde cualquier departamento.
Con la documentación organizada en un sistema único y accesible, se mejora la eficiencia operativa, eliminando la necesidad de buscar manualmente documentos en archivos dispersos. Además, se asegura el cumplimiento de normativas de retención documental, esenciales en esta industria.
2. Cuellos de botella en el Check-in
La experiencia del cliente es vital en la industria de la hostelería y uno de los principales puntos críticos es el proceso de check-in. La llegada de grupos, en particular, puede causar largas esperas debido a la necesidad de firmar numerosos documentos físicos, lo que afecta la primera impresión del cliente.
Nuestra Solución
Una herramienta de check-in electrónico puede transformar este proceso. Los clientes pueden firmar documentos digitalmente desde cualquier dispositivo, lo que acelera el flujo de la gestión y reduce las filas en la recepción.
De este modo, la automatización del check-in mejora la experiencia del huésped al reducir los tiempos de espera y minimizar las molestias. Al mismo tiempo, los hoteles y alojamientos turísticos optimizan el uso de sus recursos, ya que el personal de recepción puede enfocarse en tareas más estratégicas.
3. Gestión de Facturas y Documentos Financieros
Los hoteles, al manejar una amplia red de proveedores y acreedores, deben almacenar y gestionar grandes volúmenes de documentos, que incluyen facturas, albaranes, balances, contratos… Muchos de ellos deben conservarse durante un mínimo de cinco años, lo que plantea un reto en términos de espacio de alojamiento y sistemas de recuperación de la información.
Nuestra Solución
La digitalización de facturas y documentos mediante una plataforma segura y centralizada como DF-SERVER permite almacenar toda la documentación financiera de forma digital, eliminando la necesidad de archivos físicos voluminosos y garantizando un acceso rápido y seguro a los documentos.
Con ello, las compañías del sector del Turismo y la Hostelería pueden recuperar cualquier factura o documento en cuestión de segundos, cumpliendo con los plazos legales de retención documental y asegurando un flujo de trabajo eficiente y organizado.
La Digitalización, un paso esencial para la competitividad del Sector Turismo
Vemos así como la transformación digital no es solo una tendencia, sino una necesidad para el sector turístico y hotelero. Los desafíos relacionados con la gestión documental pueden convertirse en oportunidades de mejora a través de la implementación de sistemas avanzados que automatizan procesos y centralizan la información.
Nuestro DF-SERVER, exclusivo en Canarias con Grupo Copicanarias, permite a hoteles, alojamientos y agencias del sector optimizar sus operaciones diarias, mejorar la experiencia del cliente y cumplir con las normativas del sector, preparándose así para enfrentar los retos del futuro.
Además, en Grupo Copicanarias, ofrecemos un sinfín de soluciones diseñadas específicamente para la transformación tecnológica del Turismo y para responder a estas necesidades, ayudando a los negocios del sector a avanzar hacia la digitalización de manera eficiente y sostenible.
¡La innovación es el futuro del turismo y estamos listos para acompañarte en el proceso!
