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Caída del sistema informático: ¿cuánto cuesta a una empresa parar?

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El 96% de los responsables IT ha sufrido al menos una caída tecnológica en los últimos tres años. Las consecuencias son claras: bloqueos en facturación, atención, documentos y trabajo diario.

La dependencia tecnológica en las empresas de nuestros días es prácticamente inevitable. Es por ello, que cualquier caída del sistema informático acaba suponiendo, en mayor o menor medida, un inconveniente importante en la operativa empresarial diaria. Y, por desgracia, a día de hoy contar con un sistema tecnológico que no se caiga nunca es, aún, una quimera. De hecho, los estudios no dejan lugar a dudas: no hay negocio que se salve de las incidencias.

Por ejemplo, el estudio de campo IT Outage Impact Study, publicado por de LogicMonitor, deja una cifra bastante gráfica: el 96% de los responsables IT globales afirma haber sufrido al menos una caída tecnológica en los últimos tres años. Y el mismo informe que más de la mitad de esas caídas y degradaciones eran evitables. He ahí el quid de la cuestión.

New Relic sitúa en 2 millones de dólares por hora el coste medio de muchas interrupciones tecnológicas de alto impacto en su 2025 Observability Forecast. Se trata de una cifra aplicable en grandes entornos empresariales y no debe trasladarse sin matices a una PYME canaria, pero sí señala una lógica común: cuando un sistema crítico se detiene, los costes se disparan mientras la empresa no puede operar con normalidad.

En este contexto, es importante cuestionarse, si mañana se produce una caída del sistema informático del negocio, ¿cuánto tarda la empresa en volver a funcionar con normalidad?

Los datos y la experiencia señalan que es vital contar con protocolos de prevención para los sistemas tecnológicos empresariales.

¿Qué ocurre cuando hay una caída del sistema informático?

Una caída del sistema informático suele empezar en un punto concreto, pero rara vez se queda ahí. Un fallo del servidor puede parecer un problema técnico hasta que administración no puede consultar facturas, recepción no puede validar datos, logística no accede a pedidos o el equipo comercial pierde visibilidad sobre clientes y oportunidades.

El origen puede variar: una avería física, un error humano, una actualización mal ejecutada, un corte eléctrico, una incidencia en la nube, un fallo de red, una mala configuración o un ataque. El efecto suele seguir una secuencia parecida. Primero se pierde acceso. Después se detienen tareas. Luego aparecen alternativas manuales, llamadas al proveedor, mensajes internos y decisiones sobre la marcha.

Ese proceso consume tiempo. Y el tiempo, en una caída de sistemas, no afecta solo al área informática. Afecta a atención, administración, ventas, compras, almacén, archivo, facturación o dirección, según el tipo de sistema afectado.

En un hotel o alojamiento turístico, una caída puede complicar reservas, check-in, cobros o documentación de clientes. En un centro sanitario, puede afectar al acceso a expedientes, citas o consentimientos. En un despacho profesional o una notaría, puede bloquear documentos, firmas, comunicaciones o consultas. En un comercio, puede tocar TPV, inventario o atención. En una pyme con equipos distribuidos, puede dejar sin margen a quienes dependen de acceso remoto o aplicaciones compartidas.

La caída tecnológica pesa porque corta procesos. Por eso conviene analizarla desde el trabajo real que sostiene cada sistema.

El coste no siempre está medido

Muchas empresas conocen bien el precio de sus licencias, servidores, equipos o servicios cloud. Sin embargo, no siempre tienen calculado cuánto cuesta una interrupción tecnológica de dos, cuatro u ocho horas.

Ese coste puede aparecer de varias formas. Horas de trabajo improductivas. Citas o entregas retrasadas. Clientes esperando. Pedidos parados. Facturas sin emitir. Documentos inaccesibles. Procesos duplicados a mano. Datos que deben reconstruirse. Personal técnico y administrativo dedicado a apagar fuegos en lugar de trabajar con normalidad.

También hay un coste menos visible: la pérdida de confianza interna. Cuando un sistema falla y nadie sabe con claridad qué ocurre, cuánto tardará en resolverse o qué información está disponible, el equipo trabaja con incertidumbre. Esa falta de visibilidad añade ruido justo cuando más falta hace ordenar prioridades.

Por eso, una caída del sistema informático no debería medirse solo por el tiempo que dura la incidencia. También importa qué procesos toca, qué personas dependen del sistema afectado, qué datos quedan fuera de alcance y qué parte de la actividad se desplaza a soluciones improvisadas.

Backup empresarial: la copia es solo una parte de la respuesta

Las copias de seguridad son una pieza básica para reducir el impacto de una caída tecnológica. Sin backup empresarial, la recuperación de datos queda expuesta desde el primer minuto. Pero disponer de una copia no significa automáticamente que la empresa pueda volver a trabajar rápido.

Una copia responde a una pregunta concreta: si la información se pierde o queda inaccesible, ¿podemos recuperarla?

Pero, la continuidad operativa exige añadir otras preguntas: ¿cuánto tarda la restauración? ¿Qué sistemas deben levantarse antes? ¿Qué aplicaciones dependen de esos datos? ¿Quién puede ejecutar el procedimiento? ¿Qué accesos se necesitan? Y, ¿qué información se perdería entre la última copia válida y el momento del fallo?.

CISA recomienda mantener copias de seguridad offline y cifradas de los datos críticos, además de probar regularmente su disponibilidad e integridad en escenarios de recuperación ante desastres. Ese último punto es decisivo. Una copia que nunca se ha probado deja demasiadas dudas abiertas: si está completa, si se restaura correctamente, si sirve para trabajar y si el plazo de recuperación es asumible para el negocio.

En la práctica, un backup empresarial bien planteado debería responder a cuestiones muy concretas. ¿Cuándo fue la última copia válida? ¿Dónde está guardada? ¿Qué datos incluye? ¿Qué sistemas permite recuperar? ¿Cuánto tarda el proceso? ¿Qué persona o proveedor lo ejecuta? ¿Qué margen de pérdida admite la empresa?

Cuando esas respuestas existen antes de la caída del sistema informático, la recuperación gana orden. Cuando se buscan durante la incidencia, cada decisión llega tarde.

Recuperación ante desastres: volver a trabajar con prioridad y método

La recuperación ante desastres, o disaster recovery, amplía la mirada. Su objetivo es preparar la vuelta a la operativa cuando falla un sistema crítico. No se limita a recuperar archivos: también implica sistemas, aplicaciones, configuraciones, permisos, usuarios, prioridades y responsabilidades.

La NIST, en su guía de planificación de contingencias para sistemas de información, vincula este tipo de preparación con la recuperación de servicios tras una interrupción y con la definición previa de requisitos, prioridades y procedimientos. La recuperación, por tanto, no empieza cuando el sistema cae. Empieza cuando la empresa identifica qué necesita recuperar, en qué orden y con qué plazo.

Ese enfoque es precisamente el que necesita cualquier PYME. No todos los sistemas tienen el mismo peso. Puede que el correo tolere cierto margen, pero el software de gestión no. Puede que una carpeta documental sea importante, pero otra resulte crítica para atender clientes, preparar expedientes o mantener un servicio activo. Puede que un puesto individual pueda esperar, mientras recepción, almacén o administración tienen mucho menos margen.

Ahí entran dos indicadores útiles: El RTO y el RPO:

  • El RTO marca el tiempo objetivo de recuperación. En lenguaje de empresa: cuánto tiempo puede estar inactivo un sistema antes de generar un problema serio.
  • El RPO marca el punto objetivo de recuperación. Es decir, cuánta información puede perderse como máximo entre la última copia válida y el momento de la caída.

Las siglas son técnicas, pero las preguntas son bastante prácticas:

  • ¿Cuánto tiempo puede estar parado el software de facturación?
  • ¿Qué ocurre si se pierden las últimas cuatro horas de trabajo?
  • ¿Qué sistema debe volver primero?
  • ¿Qué documentación necesita estar disponible desde el minuto uno?
  • ¿Qué área se bloquea antes si cae el servidor.

Responder a todas ellas con antelación transforma la recuperación. La empresa deja de depender de una reacción improvisada y empieza a trabajar con prioridades claras.

Sistemas críticos: identificar qué no puede esperar

Una caída de sistemas no afecta igual a todas las empresas ni a todos los procesos. Por eso, antes de hablar de soluciones, conviene identificar qué sistemas son críticos para cada negocio.

En una empresa turística, puede ser el sistema de reservas, el check-in, los cobros o la documentación de huéspedes. En un centro sanitario, el acceso a expedientes, citas, consentimientos y datos de pacientes. En un despacho, el archivo documental, la firma, los expedientes y las comunicaciones. En un comercio, el TPV, el inventario y la facturación. En una empresa de servicios, las aplicaciones de gestión, partes de trabajo, documentación técnica y atención al cliente.

Ese mapa permite tomar mejores decisiones. No todo requiere el mismo nivel de redundancia, la misma frecuencia de copia ni el mismo plazo de recuperación. Pero aquello que sostiene la actividad diaria sí necesita una estrategia más clara.

La pregunta útil no es cuántos sistemas tiene la empresa, sino cuáles pueden detener la operativa si fallan.

Infraestructura IT, cloud y ciberseguridad: capas que deben trabajar juntas

La infraestructura IT influye directamente en la capacidad de recuperación. Servidores, red, puestos, almacenamiento, aplicaciones, accesos remotos, servicios cloud, seguridad endpoint, monitorización y copias de seguridad forman parte del mismo mapa cuando se produce una caída del sistema informático.

El cloud puede ayudar a reducir dependencia de hardware local, facilitar accesos remotos y diseñar entornos más flexibles. La virtualización permite organizar mejor servidores y cargas de trabajo. El backup protege datos críticos. La ciberseguridad reduce exposición ante ransomware, malware, accesos indebidos o ataques contra endpoints. La monitorización permite detectar antes caídas, degradaciones o comportamientos anómalos.

La clave está en cómo se combinan esas capas. Una empresa puede tener aplicaciones en la nube y seguir sin un plan claro de recuperación. También puede trabajar con sistemas locales y estar bien preparada si dispone de copias verificadas, procedimientos, soporte, prioridades y pruebas periódicas. Lo importante es tener un mapa claro y una planificación eficiente.

Porque la caída puede empezar por una causa técnica o por una amenaza de seguridad, pero siempre termina afectando al trabajo diario. Por eso conviene mirar la infraestructura como una base operativa, no como una colección de herramientas sueltas.

En Canarias, una caída de sistemas se nota rápido

En Canarias, muchas empresas trabajan con sedes separadas, clientes en distintas islas, equipos móviles, proveedores externos y servicios que dependen de aplicaciones compartidas. Cuando un sistema crítico falla, la distancia física y la dependencia digital hacen que el impacto se mueva rápido por toda la cadena.

Una caída en administración puede retrasar facturación. Un fallo en recepción puede afectar al cliente que está esperando delante del mostrador. Una interrupción en logística puede bloquear consultas de stock, entregas o partes de trabajo. Una pérdida de acceso documental puede frenar expedientes, contratos, autorizaciones o trámites. Una incidencia de seguridad puede obligar a contener, revisar, restaurar y documentar antes de recuperar la normalidad.

Un ejemplo claro de ello fue la Emergencia Tecnológica a la que tuvo que enfrentarse Canarias el pasado verano y que analizamos desde el blog de Grupo Copicanarias: Una caída masiva de servidores que puso sobre la mesa una pregunta útil para cualquier negocio: ¿qué ocurre cuando una eventualidad tecnológica afecta a procesos que se daban por disponibles?

Este contexto local permite leer el problema sin irse a grandes titulares internacionales. Una caída del sistema informático no necesita afectar a una multinacional para causar daño. Basta con que bloquee el proceso que una empresa necesita para atender, facturar, entregar, validar o resolver.

Prepararse antes de la caída

La preparación empieza por una revisión sencilla, pero exigente que permita determinar qué sistemas sostienen el trabajo diario, cuánto tiempo pueden estar inactivos, qué datos deben recuperarse primero, qué copia existe, cuándo se probó y quién ejecuta cada paso.

También conviene revisar si la estrategia de backup empresarial está alineada con la importancia de cada proceso. No todos los datos tienen el mismo peso. No todos los sistemas toleran el mismo tiempo de parada. No todas las áreas pueden esperar igual.

A partir de ahí, la empresa puede ordenar prioridades, ajustar copias, revisar infraestructura, reforzar seguridad, definir tiempos de recuperación y comprobar si sus procedimientos funcionan de verdad.

La tecnología puede fallar. La diferencia está en cuánto tarda la empresa en volver, cuánta información pierde por el camino y qué parte del negocio queda protegida cuando aparece la incidencia. Prevenirlo a veces es tan sencillo (y tan difícil al mismo tiempo) como tener un servicio de Soporte Informático capaz de entender las prioridades de cada negocio y responder en consecuencia.

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