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Renovar equipos multifunción: seguridad, costes y control antes de decidir

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La impresión profesional también afecta a la seguridad, los costes y la continuidad del trabajo diario. Ten en cuenta estas claves antes de cambiar de equipo.

La eficiencia, el control operativo y, sobre todo, la seguridad son hoy en día factores clave para las empresas a la hora de tomar decisiones cuando llega el momento de renovar equipos multifunción. Las decisiones a tomar sobre estas herramientas tecnológicas va hoy más allá de la edad de la máquina o la cuota mensual a pagar. En oficinas, despachos, hoteles, centros sanitarios, notarías, asesorías, administraciones y pymes, estos equipos forman parte del flujo diario de información: imprimen, escanean, copian, envían documentos, se conectan a la red, gestionan usuarios y trabajan con información que muchas veces es sensible.

Ese cambio de papel explica por qué la impresión ha entrado de lleno en las conversaciones sobre ciberseguridad, eficiencia y control. Según el informe sectorial Print Security Landscape 2025 de Quocirca, el 56% de los responsables IT consultados afirma haber sufrido alguna pérdida de datos relacionada con la impresión durante el último año. El mismo estudio señala que el 83% prevé aumentar el gasto en seguridad de impresión en los próximos 12 meses.

La lectura para las empresas es clara: cuando llega el momento de renovar una impresora, una fotocopiadora o un equipo multifunción, la decisión debería partir del uso real del equipo, del tipo de documentos que pasan por él y del nivel de control que necesita la empresa sobre su información.

El equipo multifunción también forma parte de la seguridad de la empresa

Durante años, muchas empresas han tratado la impresora como un elemento periférico, casi invisible. Estaba ahí, sacaba documentos, escaneaba contratos, copiaba expedientes y solo llamaba la atención cuando se atascaba el papel o faltaba tóner.

Hoy ese enfoque se queda corto. Un equipo multifunción moderno está conectado a la red, puede integrarse con correo electrónico, carpetas compartidas, servicios cloud, sistemas de autenticación, soluciones de gestión documental y herramientas de control de usuarios. En la práctica, funciona como un punto más de la infraestructura tecnológica.

Por eso, al renovar equipos multifunción, conviene revisar qué medidas de seguridad incorpora cada dispositivo. La impresión autenticada, la liberación segura de documentos, el control de accesos, el cifrado de comunicaciones, la gestión de permisos, las actualizaciones de firmware y la protección frente a usos indebidos son elementos que afectan directamente a la seguridad documental.

En sectores donde se manejan nóminas, historiales, contratos, expedientes, datos fiscales, documentación de clientes o información interna, dejar un documento olvidado en la bandeja puede generar un problema real. Lo mismo ocurre con un escaneo enviado a un destino incorrecto, una carpeta mal configurada o un equipo sin políticas claras de acceso.

El coste real va más allá de la cuota mensual

El precio sigue siendo importante, naturalmente. Pero en impresión empresarial, la cuota mensual cuenta solo una parte de la historia.

Antes de renovar equipos multifunción, la empresa debería revisar cuánto imprime, qué departamentos usan más el equipo, qué volumen de color necesita, cuántos escaneos realiza, qué picos de trabajo soporta y qué coste generan los consumibles, el mantenimiento, las averías y las paradas.

Un equipo barato puede salir caro si trabaja por encima de su capacidad, si consume demasiado, si necesita intervenciones frecuentes o si obliga al personal a perder tiempo en tareas que podrían estar mejor resueltas. También ocurre lo contrario: una empresa puede estar pagando por prestaciones que apenas usa, con equipos sobredimensionados para su operativa diaria.

La clave está en ajustar el parque de impresión al uso real. En algunas empresas puede tener sentido renovar con equipos multifunción más potentes y centralizados. En otras, conviene distribuir mejor los dispositivos por áreas, reducir modelos, unificar consumibles o incorporar control por usuario y departamento para saber dónde se concentra el gasto.

Aquí entra en juego una idea muy sencilla: aquello que se puede medir, se puede ordenar. El control de impresión permite detectar excesos, ajustar hábitos, reducir desperdicio y tomar decisiones con datos, en lugar de funcionar por intuición.

La renovación también afecta a los flujos de trabajo

Un equipo multifunción actual puede hacer mucho más que imprimir y copiar. En muchas empresas, el valor está precisamente en cómo ayuda a ordenar procesos documentales.

Escanear un albarán, guardar una factura, enviar documentación a una carpeta compartida, digitalizar expedientes, remitir contratos por correo o centralizar documentos en un flujo más controlado son tareas habituales en oficinas y departamentos administrativos. Cuando el equipo acompaña bien esos procesos, el trabajo avanza con menos fricción. Cuando la tecnología se queda corta, aparecen los problemas: archivos duplicados, documentos mal nombrados, carpetas caóticas, esperas, errores y dependencia de una persona concreta que “sabe cómo se hace”.

Por eso, renovar equipos multifunción también debería servir para revisar cómo circula la información dentro de la empresa. Qué se imprime todavía en papel, qué podría digitalizarse mejor, quién necesita escanear, desde dónde se trabaja, qué usuarios requieren permisos especiales y qué procesos siguen dependiendo de pasos manuales.

En empresas con varias ubicaciones, personal en movilidad o departamentos con necesidades distintas, la conectividad y la gestión remota ganan peso. La impresión cloud, la liberación segura desde distintos dispositivos, el control centralizado y la integración con herramientas habituales de trabajo pueden marcar una diferencia importante en el día a día.

Un parque de impresión ordenado reduce problemas

Muchas empresas llegan a la renovación con un parque de impresión construido a base de urgencias: una impresora comprada para recepción, otra heredada de administración, una multifunción antigua en dirección, un equipo pequeño en almacén y varios modelos con consumibles distintos.

Ese tipo de crecimiento improvisado suele generar más trabajo del que parece. Hay más tóneres que controlar, más incidencias distintas, más drivers, más configuraciones, más proveedores y menos visibilidad sobre el uso real.

Renovar equipos multifunción ofrece una oportunidad para ordenar ese ecosistema. Reducir modelos, unificar criterios, definir qué equipo necesita cada área y trabajar con contratos de mantenimiento claros ayuda a mejorar la continuidad operativa. También facilita la seguridad, porque resulta más sencillo aplicar políticas coherentes cuando el parque tecnológico responde a una estrategia común.

En Canarias, además, el soporte técnico cercano tiene un peso especial. La disponibilidad de consumibles, los tiempos de respuesta, la atención ante averías, la sustitución de equipos y el mantenimiento preventivo pueden afectar directamente al ritmo de trabajo. Una impresora parada en una oficina pequeña puede parecer una incidencia menor. En una recepción, una administración, una asesoría o un departamento de facturación, puede convertirse en un cuello de botella.

¿Qué revisar antes de renovar equipos multifunción para la empresa?

Antes de tomar una decisión, es muy importante que la empresa se haga las preguntas adecuadas:

  • ¿Qué volumen real de impresión tiene la empresa?
  • ¿Cuánto se imprime en color y cuánto en blanco y negro?
  • ¿Qué departamentos usan más los equipos?
  • ¿Qué documentos se escanean cada día?
  • ¿Hay información confidencial que pasa por la bandeja de salida?
  • ¿Existen usuarios con permisos diferenciados?
  • ¿La empresa necesita impresión desde móviles, portátiles o ubicaciones distintas?
  • ¿Qué consecuencias tiene para el negocio que la multifunción sufra una avería, se desactualice o se quede sin consumibles?

Las respuestas a estas preguntas son la clave real para elegir la multifunción adecuada para un negocio, más allá de costes.

Pero también merece la pena revisar si el contrato actual ofrece características de eficiencia y control, como la visibilidad sobre consumos, costes medios, incidencias y necesidades futuras. Porque renovar equipos multifunción sin analizar esos datos puede llevar a repetir problemas anteriores con una máquina más nueva.

La renovación debería servir para mejorar seguridad, reducir costes innecesarios, facilitar el trabajo diario y preparar la infraestructura documental para los próximos años.

Renovar con criterio: tecnología, servicio y acompañamiento

Después de revisar seguridad, costes, flujos de trabajo, soporte y control de usuarios, la renovación de equipos multifunción deja de ser una simple sustitución de máquinas. La decisión afecta a cómo circula la información dentro de la empresa, a quién puede acceder a determinados documentos, a cuánto cuesta realmente imprimir y a qué ocurre cuando un equipo se detiene en mitad de la jornada.

Por eso, el fabricante elegido también importa. Así lo refleja el propio Print Security Landscape 2025 señala que los proveedores de impresión deben ayudar a las empresas a implantar y mantener medidas de seguridad capaces de responder a sus necesidades reales. El informe apunta, además,que la seguridad de impresión debe integrarse con los sistemas generales de ciberseguridad de cada organización, incluyendo gestión de identidad, control de accesos y protección de la información durante todo su recorrido.

Dentro de esa lectura del mercado, Sharp aparece posicionada como Leader en la evaluación de Quocirca. El estudio destaca su estrategia en seguridad de hardware, alianzas de ciberseguridad, enfoque de servicios IT para pymes, gestión remota de firmware, autenticación multifactor, cifrado SSL y protección antimalware mediante tecnología Bitdefender en equipos multifunción.

Todas estas características se corresponden, precisamente, con lo que las empresas necesitan revisar al renovar equipos multifunción. La decisión será más certera si los equipos elegidos responden a las necesidades actuales y futuras de impresión y escaneo, pero también de protección documental, administración del parque, integración con la infraestructura tecnológica y continuidad del trabajo diario.

Sharp lleva años orientando sus equipos multifunción empresariales hacia una impresión más segura, conectada y fácil de gestionar, con funciones pensadas para proteger documentos, controlar accesos, trabajar en entornos cloud y facilitar la administración del parque de impresión. Por eso, Grupo Copicanarias lleva ya más de 25 años ofreciendo su tecnología como partner oficial certificado a las empresas más punteras del Archipiélago.

Porque en Canarias, es imprescindible contar con la tecnología más avanzada para dar respuesta a necesidades muy concretas que en las Islas definen los ritmos de trabajo: la distribución multisede de muchos negocios, que se reparte entre islas y con grandes distancias entre ellas, el trabajo en movilidad de muchos miembros del personal y la necesidad de resolver de forma rápida y eficaz a incidencias para no interrumpir ritmos, cadenas y procesos de trabajo.

Para todo ello, Shap es una pata fundamental de la respuestas de Grupo Copicanarias. La otra, tan imprescindible como contar con la tecnología adecuada, es la cercanía: asesoramiento especializado, instalación, mantenimiento, soporte técnico rápido y acompañamiento durante toda la vida útil de los equipos.

Porque, renovar equipos multifunción con criterio significa, en definitiva, elegir una solución capaz de imprimir, escanear y proteger documentos, pero también de adaptarse al modo en que trabaja cada empresa. Y en Canarias, esa diferencia se nota especialmente cuando la tecnología responde bien y el soporte está cerca.

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