Grisaleña: Gestión Documental para Distribución, un caso de éxito

Descubre cómo logramos que Grisaleña redujera tiempos y aumentara su eficiencia con nuestra gestión documental para distribución
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Gestión Documental para Distribución

La empresa canaria de distribución de productos alimenticios, Grisaleña ha transformado su operativa gracias a la implantación de una solución de gestión documental para distribución, optimizando tiempos, reduciendo papel y mejorando la eficiencia en todos sus procesos administrativos.

«La inversión ha valido la pena por el ahorro en tiempo más que por el ahorro en papel. Lo que antes llevaba hora y media, ahora se resuelve en segundos”

José Luis, departamento de Administración y Contabilidad de Grisaleña

José Luis nos habla y muestra las ventajas alcanzadas en Grisaleña gracias al sistema de gestión documental para distribución instalado por Copicanarias

Distribución con historia y compromiso

Grisaleña es una empresa familiar con más de 35 años de trayectoria en el sector de la distribución en Gran Canaria. Desde su fundación en los años 80, ha integrado marcas relevantes como Cabafía, Arroz Rocío, Agua Fonbella o Estrella Damm. Con una estructura consolidada y una amplia cartera de clientes, la compañía ha sabido mantener una línea de trabajo estable, adaptándose progresivamente a las nuevas exigencias del mercado.

El reto: digitalizar para ganar tiempo y eficiencia

Durante años, la empresa gestionó manualmente un volumen muy elevado de documentación: facturas, albaranes y archivos que requerían tiempo, espacio físico y esfuerzo administrativo. Las tareas de archivo, búsqueda y gestión de papel ralentizaban el trabajo, especialmente en momentos clave como los cierres de mes o las visitas comerciales.

La acumulación de documentos físicos y el trabajo manual en todas estas tareas suponían una carga importante para el equipo de Grisaleña. Procesos como buscar un albarán o grapar cientos de facturas al mes podían requerir horas de dedicación.

La necesidad de cumplir con las nuevas normativas sobre facturación electrónica impulsó a la empresa a replantearse su sistema de gestión documental.

La solución: un sistema adaptado a las necesidades del sector distribución

A partir de 2011, el equipo de Grisaleña comenzó a interesarse por las soluciones digitales de gestión documental. Fue en una jornada organizada por Copicanarias donde conocieron el potencial de DF-Server, una herramienta capaz de centralizar y automatizar los flujos documentales.

La implantación del gestor documental para distribución DF-Server marcó un antes y un después en su organización interna.

Tras varias fases de implantación, hoy la compañía ha digitalizado más del 70 % de su facturación y gran parte de sus operaciones administrativas.

Gracias a muestro gestor documental DF-Server, tareas que antes requerían horas —como localizar un albarán, grapar facturas o enviar documentación— ahora se resuelven en segundos. La herramienta permite agrupar, consultar, compartir y archivar documentos de forma ágil, mejorando los tiempos de respuesta y reduciendo errores.

Resultados tangibles: rapidez, orden y ahorro

  • La eficiencia ganada ha sido notable
  • El acceso a la información es inmediato
  • Los tiempos de cierre mensual se han reducido
  • El equipo ha recuperado horas que antes se destinaban a tareas repetitivas
  • Los comerciales ya no dedican días a entregar facturas en mano, sino que pueden centrarse en la gestión directa con los clientes

Una colaboración consolidada

La relación entre Grisaleña y Grupo Copicanarias se extiende ya por más de una década. El soporte técnico, la atención cercana y la confianza generada han sido clave para mantener una colaboración continua. Actualmente, la empresa valora la incorporación de nuevos módulos para seguir ampliando funcionalidades dentro del propio sistema.

Grisaleña es un ejemplo de cómo la implantación de una solución de gestión documental para distribución puede transformar la operativa de una empresa del sector, aportando orden, agilidad y eficiencia en todos los niveles.

Para conocer más sobre nuestro Gestor Documental DF-Server y su aplicabilidad a tu sector y tu negocio, no dudes en contactarnos.

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